・龙智ALM方案      ・Perforce      ・Atlassian      ・JetBrains      ・IC-Manage

规整公司内部资料的四小步

当你的屋子一团乱时,你有没有感觉很不舒服?对我来说,房间如不能做到整洁干净的话,是无法入眠的。

事实证明,一个井然有序且易于收拾的屋子可以让人更快地安静下来并恢复精力。同样地,在工作的时候,如可把你公司内部的资料整理好,就会增强你团队的效能和产能。

现在,我会和你分享一些其它公司的最佳实践,用以协助你管理公司内部资料。你可以把这些文档管理方式应用到任何的文件系统。在我将要讲述的几个例子里,会用Confluence Cloud版来阐述我们在Atlassian内部是如何管理的。

你知道吗,Confluence中新的拖拽功能使得管理文档资料非常轻松便捷。

1. 万物皆宜的空间

家务专家有一个经典语录:物物齐备, 井井有条。就像整理家务一样,你也需要在一个地方对公司各种资料,诸如:产品技术手册,人事制度,市场计划等进行规划。

Confluence的空间能把各种页面汇总成井然有序,高度汇总及带有目录的资料。我们建议每个部门(如:工程部,市场部,支持部门等)甚至一些大型项目分别单独建一个空间。这样,相关人员就知道哪里能找到想要的信息了。

创建完空间后,然后进行层级的划分。如此就能让使用人清楚知道在哪里添加新的页面。

举例来说,当为市场部创建空间时,我会通过在空间内添加主页面的方式来操作。一段时间后,用户会慢慢地在其下面添加各种子页面了(可参照下面的截图)。主页面以树形结构的方式展现在空间中,可让你进一步有条理地安排其中的资料。

在每个主页面上,把子页面显示出来带来了很多便捷。我个人喜欢把“显示子页面”的宏放进来,这样的话,所有子页面在创建后者从其它地方移过来时会自动显示在主页面上。

把一个条理清晰的空间设置完并交付到我的团队来使用,让其可以清晰知道各个文档应该放到什么位置。对于我来说,这就是个胜利!你不是市场部的?没关系,看看下面Atlassian其它部门的使用情况:

2. 持续地进行管理

就像一些家务专家建议你把家务要及时完成一样,我们也希望你把页面一开始就建在它该建的地方。如果每次整理就像大扫除,将非常头痛。如果时常做资料的定期整理,长远来说会省很多时间。

 在Confluence里,你现在可以在页面的树状结构图里进行拖拽,这样的话你创建完页面就把它们放在合适的位置了(或者也可以把某个已有的页面拖拽到正确的地方)。

3大家一起来

有见识的家长会教孩子使用任何东西后自己负责打扫。同样地,我们相信空间的“打扫”也不仅仅是少数人的责任。任何部门的人员一起来管理自己空间的,基本上其空间都是井井有条的。(空间管理员心里也乐开了花)

如果你的部门Confluence空间维护的好,你有没有相关奖励他们?整理Confluence空间的方式是否放到入职培训中?可把这个动作培养成一个习惯。通过开放尽量多的权限来方便整件事,这样你的团队就能更快地放手去做。

4. 除旧迎新

当我们和客户交流时,我们常听到的是其空间内容太多了。页面上进行更新是件好事,但旧页面没有移除的话,就会造成问题。

如果你不想“完全删除”旧页面,可以尝试建一个“归档”目录或者主页面来保存旧信息。把“归档”主页面上的旧页面移除,这样所有人都知道可忽略它们。我们正在开发新功能来使您更方便的移除不需要的页面。

原文链接:https://www.atlassian.com/blog/confluence/internal-content-organization-tips