6 种方法将 Trello、Jira 和 Confluence 应用到项目中

 

 

我参加了 Atlassian Summit 2019, 从讲员和产品经理那里学到了很多。内容集中在应用敏捷、计划、协作和个人生产力方面,使用包括 Trello、Jira 和 Confluence 工具的组合。下面是我的灵感和笔记整理,让我们将新的学习应用到团队协作和治理中。

下面是你可以应用的六种方法 ,把 Trello、Jira 或 Confluence 应用到项目团队中去。

  1. 使用 Confluence 页面来展现概念而不是用 PowerPoint 演示文稿

  2. Trello、Confluence 和 Jira 如何超级赋能个人和团队

  3. Confluence 模板帮助你成为一个优秀的沟通者 

  4. 将 Kanplan 应用到项目中

  5. 在软件生命周期中应用 Confluence

  6. 在 Trello 中用 “艾森豪威尔矩阵(Eisenhower Matrix)” 优先级排序任务事项 

方法一:使用 Confluence 页面 vs PowerPoint 演示文稿

在你草拟8-10张幻灯片之前,请考虑使用 Confluence 页面来记录和呈现你的想法。Jeff Bezo 在亚马逊禁止使用 PowerPoint,而赞成更长形式的备忘录。备忘录格式比典型的 PowerPoint 文档提供了更详细的内容。

PowerPoint 可能在演讲者面前更容易,但观众难以理解。试试用 PowerPoint 格式解释一个详细的图表或数据表。相反,Confluence 网页能提供数据和详细分析,是能呈现更长形式内容的更好的解决方案

鼓励演讲者在会议之前发送 Confluence 页面,能够在会议之前和之后在页面上进行协作和评论。尝试这样的技巧,你会提高效率,促进更好的问题,并保持历史记录讨论。

简单的尝试方法

  1. 不用电子邮件,用 Confluence 记录会议纪要和议程
  2. 不用 PowerPoint,创建 Confluence 页面,嵌入图表、图表和任何详细的分析资料

(使用 Confluence 页面格式也比格式化 PowerPoint 演示文稿的速度快得多)

方法二:Trello、Confluence 和 Jira 如何超级赋能团队

在峰会期间,Phil Oye 展示了 Atlassian 产品经理的4大要素,以及如何透过 Trello、Confluence 和 Jira 来实现。这4大要素包括:

  • 领导与激励

  • 精通 PM

  • 交付成果

  • 优秀的沟通者

他的演讲举例说明了 Atlassian 工具是如何成为产品经理的超级力量。几个值得注意的方面有:

在 Confluence 中创建项目海报

团队手册里,Atlassian 提供了许多免费的模板和技巧一个很有用的“工作坊”是项目海报

项目海报是一个有用的工具,类似于项目章程,有助于对齐每个人的问题定义,范围和潜在的解决方案。

它是一个动态文件,随着问题不断探索,会涉及整个团队,团队通过评论提供反馈和信息。

使用 Jira Service Desk 或 Jira Software 收集产品反馈。

随着新产品的部署,客户的实时反馈很难获得的。产品经理可以提供一个链接,直接与Jira Software 或 Jira Service Desk 集成,获取实时反馈。Jira Service Desk 包含一个可以收集反馈的内置小部件。

使用 Trello 跟踪 “功能请求”

跟踪功能请求不容易,因为新的请求来自于许多不同的来源。一些功能请求将进入 Backlog,但甚至不会进入产品的短期路线图或发布计划。管理“功能请求”的超级方法就是用 Trello 来实现。

 

一个 Trello 看板可以用来抓取功能请求,然后对它们进行分类和优先级排序,为未来做储备。

 

Trello 看板:https://trello.com/b/jXiWAmTC/feature-requests

Trello 看板提供收件箱列来捕获需要分类的请求。在执行高层次的路线图规划时非常有用。随着一个个特性请求被规划到开发路线图中,它们可以被转换到 Jira 里,继续软件开发和执行。

Trello 看板也可以用来修饰用户故事,从想法、需求、估计和最终成为候选发布版本。Trello 还支持投票功能,这样社区用户可以投票支持他们最喜欢的功能来驱动优先级排序。

Trello 看板:https://trello.com/b/FrbAJsbH/product-roadmap

透过这些 Power Ups 功能,Trello 轻松与 Confluence 和 Jira 集成 。这些 Power Ups 功能让您在 Trello 中规划高级别的路线图,同时又能在 Jira 和 Confluence 中执行

 

方法三:Confluence 模板帮助你成为一个优秀的沟通者 

 

Confluence 提供了大量有用的项目和产品模板。PMO 通常创建一个 MS Word 文档集合符合管理项目的方法。但是团队可以通过使用 Confluence 模板来更有效地合作,而不依赖于 MS Word 模板。

如果您的团队正在产品需求阶段、构建项目计划或管理启动计划时,在创建需要通过电子邮件分发的电子表格或文档之前,考虑使用 Confluence 模板。

真正的超级方法是以 Confluence 的方式有效地、迅速地进行交流,而不是用电子邮件分发最新版本的文件,只需要勾选 “提醒 Watchers” ,每个人都会被告知最新的变化。团队协作人员可以使用 @ 标记功能标记团队成员,来回答问题和提供后续答案。有关更多细节,请文末点击 “阅读原文”。

 

方法四:将 Kanplan 应用到项目中

敏捷团队在选择模型解决方案时,会在 Scrum 和 Kanban 之间寻求平衡。团队经常发现自己处于 “Wagile” 的中间——在敏捷的路径中,常常既瀑布又敏捷

例如,项目团队用 Kanban,但也想维护和更新用户故事的积压列表。随着产品积压列表增加,当查看 Jira 待办事项时,清单会变得非常长,应接不暇。在其他情况下,团队仍希望使用 Epics 对积压列表进行分类管理,但交付使用 Kanban。

 

KanPlan 的讲义内容很有用。讲义动手实验文档演示了团队如何通过改变 Jira 过滤器和面板来使用混合的方法。我从讲义文稿中截取了几张图来解释如何配置 KanPlan 积压列表。(文末点击“阅读原文”)

我喜欢那些从 To-Do 栏中删除的所有状态,会保留在 Open 问题列表里。

 

 

把问题拉进 Kanban 面板

现在,团队可以将问题从 Backlog 拖到 In Progress 的状态,它们将出现在Kanban里。Epics 仍然可以用来管理面板。

通过这种配置,团队可以保持对即时工作的专注,而不是无休止地滚动非计划的任务。可以试一试动手实验!(请文末点击 “阅读原文”

方法五:在整个软件生命周期中使用 Confluence

 

Sherif Mansour 在峰会上提出了软件生命周期的各个阶段如何应用 Confluence —— 概念、规划、开发和定制化。讲义内容提供了许多例子,包括:

  • 组织客户访谈
  • 人物角色的界定

  • Roadmap Planner 

  • 用 Team Calendars 沟通
  • 捕获需求并将其链接到相关的访谈
  • 用 Jira 追溯需求

  • 记录会议纪要和决定
  • Confluence 状态报告
  • Confluence 中管理发布说明

使用 Roadmap Planner

演讲中重点介绍了如何使用 Roadmap Planner 来表达高层级时间线。我使用过各种各样的工具来生成图形时间线,包括 Excel、PowerPoint 和微软 Project。Atlassian Roadmap Planner,用选择日期的管理方法,是迄今为止最容易使用的高层级甘特图

每个泳道可以配置为工作流、项目或主要工作主题。甘特条形图可以是任务、项目阶段或 Epic。里程碑使用标记图标添加。这是能有效地呈现高层级的时间线,而不是用 PowerPoint 或 Excel ,当日期改变时,要相应移动每个图形图标。

 

下面是一个我在几分钟之内创建的甘特图如果 PM 想要将任务或项目状态加入到条中,则可以改变颜色为红色、黄色或绿色状态。如果需要的话,我可以把每个条目链接到一个相应的 Confluence 页面,这样可以获取详细的状态报告。

 

 

方法六:在 Trello 中用 “艾森豪威尔矩阵” 对工作进行优先级排序 

 

在峰会上,Lauren Moon 用 Trello 展示了如何提高生产力和处理优先级,并介绍了艾森豪威尔矩阵。艾森豪威尔矩阵是一个简单的 2×2 网格映射任务的重要性和紧迫性。

在下面的示例中,任务的集合被映射为 2×2 矩阵,用于重要性和紧迫性。

显然,重要而紧迫的任务落入了 DO 范畴,而重要而非急迫的任务变成了决策,而不重要但紧急的任务被委派出去。

 

Trello 可以用来创建一个简单的艾森豪威尔矩阵,将你的日常任务列表映射成一个简单的优先级板。 Trello 例子: https://trello.com/b/CXVefGzw/to-dos-eisenhower-matrix-style

 

管理团队任务的 “5 原则”

Trello 也可以用来管理团队任务,在团队成员的1:1会议中管理预期。Joel Spolsky ——Trello 的联合创始人,也是我最喜欢的软件博主之一,建议使用 “5原则” 来更有效地管理团队。

Joel 观察到:

  • 想要员工做的事

  • 认为他们在做的事

  • 他们实际上在做的事

他运用了 “5原则”,来简化与每个团队成员跟进事情的数量。

应用 “5原则”,要求每个团队成员跟进:

  • 他们正在从事的2项工作
  • 他们计划下一步要做的2件事
  • 一项每个人都认为他们正在工作,但实际没做的事

管理者只需要知道每个团队成员的5个任务,只有2个正在工作的任务。管理者需要知道哪些任务没有完成,即使团队认为这个人正在处理特定的任务。总的来说,它有助于沟通,并减少了跟踪长任务列表的资源负担。

您可以使用 Trello 面板感受 “5原则”。

https://trello.com/b/DQDXYzN7/team-tasks-5-things-workflow 

 

在 Trello 中,可以使用彩色标签来标识不同的任务类别。正在做的任务是绿色的,未来的任务是黄色,红色任务是没有讨论的。