公开课回放 | 后疫情下远程办公的挑战与机遇

 

 

 

上周四,来自上海龙智数码科技的刘晏成、齐鸣两位资深顾问通过公开课的形式给大家详细介绍了很多企业对远程办公的认知,以及龙智数码在实施远程办公的一些经验以及企业在远程办公时可以利用的工具以及插件。因为五一假期而错过观看此次公开课的小伙伴们可以通过如下方法观看视频回放及下载讲师课件。

 

公开课回放

 

 

观看视频回放和讲师课件下载:扫描或长按海报二维码,提交信息后即可观看回放。讲师课件及 Timewise 插件介绍可以在直播链接的“资料”页面下载。

 

 

 

课程回顾

 

着新冠病毒在世界范围内肆虐,最近大家讨论的话题有很多都是跟防疫的新闻、事件有关的内容。今天我们就来讲讲其中的一个和办公有关的话题:远程办公。

 

Atlassian 其实很早就在这方面进行了实践并积累了丰富的经验。接下来我们就来讲讲远程办公。

 

 

“远程办公”在国外可能已经很普遍了,但在国内对于上班族来说还是一种新潮时髦的工作形态。远程办公到底有哪些魅力可以吸引一众大型IT 企业争相尝鲜呢?

 

 

对于大型企业来说人才是他们最大的资源,远程办公对于人才争夺是非常有利的。公司在挑选人才时不再受到地域时差的影响,给公司带来了更大的竞争力。

 

另一方面市区高昂的商务楼租金也是企业庞大支出的负担之一,远程办公使你不必在人员扩充时准备办公场地及办公用品,不必考虑对打印机、扫描仪等办公设备进行定期维护。

 

如果您公司的客户遍布全球或需要提供 7x24 小时的服务,构建一支全球团队通过接力就可轻松完成这项业务。

 

 

远程办公有诸多优点,但实际采纳的并不多,这既有产业环境的一些客观原因(例如一些加工制造相关的企业),还有一些则是对远程办公的不了解而产生的担忧,而最常见的有以下几点:

 

 

担心生产力会下降。很多管理人员认为:由于缺少监管,远程办公人员可能更容易因为生活中的各种琐碎小事而分心,进而导致生产力下降。

 

但事实正好相反。根据某商业期刊做的一项研究,一些公司在允许员工采用远程办公后,生产力提高了13.5%。我们其实忽略了办公室同样存在许多让员工分心的情况。

 

无法与远程办公的同事及时取得联系。这种认知产生的原因是对远程办公理解上的差异造成的。请记得不在办公室工作不等于不在工作。

 

数据更容易泄漏或丢失。认为远程办公需要透过互联网访问公司资产,因而会暴露在公共网络或被未经授权访问的人窃取。

 

当没有做任何准备的情况下,确实会有这种顾虑。但IT科技发达的今天已经有许多安全监控方案供选择,如两重用户身份验证,VPN虚拟专线网络,SSL 加密等。

认为会出现沟通困难的情况,还有会议效果不佳。对于非面对面的沟通方式有些人还是持怀疑态度的。

 

事实上你有更多的选择,像微信,钉钉这类即时通讯软件可以解决大部分简单的交流问题,而Zoom,腾讯视频这类在线会议软件则可以进行多人的在线讨论和在线演示,此外还有像 Team viewer,向日葵这类的远程协助软件可以进行远程的操作。

 

认为会对现有的公司文化(制度)造成破坏。当一些团队在远程办公时,确实会让现有的办公室工作的文化发生一些变化,但是通过对沟通策略的调整是可以改善这个问题的。

 

说完了对远程办公的担忧,我们再来看看远程办公将会遇到哪些挑战:

 

第一个挑战是如何避免过度劳累,这就需要合理安排工作时间。

 

这个问题听起来很奇怪,远程办公不是拥有更多的自由时间吗?

 

由于休息和工作都是在家进行,两者缺少明确的界限。结果往往就是为了解决一些尚待处理的小任务,你的睡觉时间延后到了深夜,而半夜会议不知不觉中变成了常态。

 

我们需要为自己的工作设定清晰的开始时间和结束时间。

 

 

为工作和生活设置某种物理的边界,例如用布帘或屏风隔出个小空间,当然有专用的办公空间更好,将里面放上办公桌书架以及一些常用的办公用品,当你进入这样的环境后有助于您的大脑进入“工作模式” 状态。

 

而当工作结束后就离开这个空间,让电脑从你的视界中消失!

 

第二个挑战是安排好每天要完成的任务

 

这很重要,因为您在休息时很可能被自己喜欢的电视剧所吸引而一发不可收拾,也可能打算在处理项目遇到困难时打算放松一下而去收拾厨房,可到了晚上会发现白天什么都没完成。

 

如果您是一位远程办公者,您或许需要安排好当天自己所需完成的任务或里程碑,并为其分配优先级。让最重要的任务最先处理。

 

而作为远程团队的管理者,您需要告诉每个远程办公的成员确切的任务内容和评价标准。

 

您或许需要一款任务规划软件来协助您完成任务的计划。

 

我们公司在这次疫情的一开始是直接使用 Jira 来进行项目计划制定和任务的分配的,但是后来发现直接用JIRA 来管理每天的计划和工作进度时需要在多个界面来回切换,如果有一个统一的界面直接管理这些内容就好了。

 

 

后来就想到了我们自己开发的 Timewise 这个插件,它是以 Jira 的任务追踪功能为基础,通过一个统一界面以项目或团队为单位的视角来展示和管理计划与实际工作的工作日志。这样不仅方便了远程团队成员彼此之间的协同,也方便了项目经理对团队的管理。

 

第三个挑战是如何避免让远程团队的成员成为孤岛

 

这里的孤岛有两层含义,第一个是人际关系的孤岛,第二个是信息的孤岛:当一个人长期不能与同事见面就会有被遗忘、被孤立的感觉。

 

 

因此我们会鼓励远程办公的员工用之前提到的即时通讯软件、远程会议软件等与同事保持交流。

 

而作为一个远程团队的管理者我们对沟通策略做出了调整,一方面安排远程团队的定期会议(我们是每天下班前20分钟)内容除了工作之外,我们也会交流一些其它生活方面的信息。另一方面会定期举办一些团建活动(如踏青之类的)让大家能面对面的交流,以帮助大家感受到自己是身处在团队中,可以相互帮助。

 

由于远程办公不能像在办公室那样会在工作间隙或咖啡时间的交流中获得一些额外的信息。因此在我们沟通策略还加了一条“远程优先”,即会议以视频会议为主,并且要求每个相关人员参加,这样就避免了信息的不对称。

 

在国内我们可以用的来召开视频会议的软件其实还挺多的,最常见的有如下这些:

 

 

第四个挑战是远程办公环境的安全性和高可用性

 

为保证远程团队成员之间的协同,有几件事是必须要准备好的:

 

一个是可以协同的单一可信平台,对于文档的管理我们使用了Confluence,因为它有完善的协同编辑功能和版本管理功能。对于开发代码的管理,我们采用了Bitbucket,Git的分布式版本管理很好地满足了远程开发的需求。

 

一个是保证这个平台的安全性和高可用性。

 

Atlassian 的 Jira software + ServiceDesk、Confluence、Bitbucket 的 Data Center 版本的高可用特性保障了远程办公平台对于较长的平均无故障时间的要求。而 Data Center 的负载均衡特性也有利于提高远程访问的响应速度。对于数据在互联网上的传输安全可以通过配置SSL 实现,而两重用户身份验证也保证了用户账户的安全。当然还有一些强化安全性的可选方案,等以后有机会可以谈谈。

 

 

任何平台都会有发生意外的情况,所以还需要提供一个解决使用问题及报告平台故障的窗口,在遇到紧急状况时及时向他们伸出援助之手。我们的员工平时交流都是使用企业微信,为此我们还特意制作了一个应用程序打通了企业微信到JiraService Desk 的管道,让我们的员工可以通过企业微信提交问题到服务台,简化了提交的步骤,方便了迅速获得反馈的过程。

 

 

最后一个挑战是如何改变团队的管理方式来适应远程办公

 

首先是一个开放透明的协作环境,因为远程办公的重点不是监控而是信任。只有让成员彼此了解对方的工作情况才能展开协作,例如公开行程安排,打开提醒,保证会议的提前通知。

 

第二个是不要过度追求流程。流程对任何团队的工作都是必要的,但过度频繁的文档更新和确认会议会导致办公效率的低下。

 

所以在流程的制定过程中请邀请所有员工参与,让他们谈谈哪些会干预他们的创作自由,哪些会影响他们集中精力。

 

以下是一些改进团队管理方式的建议:

  • 以清晰的方式传达预期结果:截止日期、要求达到的质量、数量指标
  • 使用协作工具来跟踪团队的进度和里程碑的完成情况,减少不必要的状态报告
  • 民主合作。给队友陈述自己意见的机会,并对此进行建设性的讨论
  • 找出您的队友花在文档写作上的时间,并尽可能减少它。